Cómo una pyme monta una recepción telefónica con IA en diez minutos y sin programar

Un código GSM, *61*, y el teléfono de un taller o de una consulta pasa a contestarse también por la tarde y el fin de semana. Diseñamos Abigel.ai Virtual Assistant para que una pequeña empresa configure por sí misma su recepción telefónica, sin desarrolladores. El proceso, con el ejemplo de una pyme típica como un taller o una consulta, es el que sigue. El producto se creó dentro de nuestro proyecto subvencionado DIMOP Plusz, y los detalles están en abigel.ai/virtual-assistant.

Tres campos y ningún dato de pago

El registro pide correo electrónico, contraseña y nombre de la empresa. No se solicitan datos de pago por adelantado. El precio depende del uso y se cobra por minuto: solo se pagan las llamadas realmente atendidas, sin cuota mensual.

Después, el sistema pide una plantilla sectorial. La plantilla es un flujo de conversación completo, del que el saludo es solo el principio. Define qué pregunta el asistente, qué datos recoge, cuándo reserva una cita y cuándo promete devolver la llamada. La de una clínica dental sabe que hay tres motivos de llamada típicos: una molestia, una urgencia, una petición de cita. La de un taller mecánico pide la matrícula, el modelo y la descripción de la avería. Con la plantilla elegida, el asistente ya funciona. Lo demás es ajuste fino.

Diez o quince líneas

La plantilla se abre en un editor visual. Allí se reescribe el saludo y se indican el horario, la dirección, los servicios y los precios de los que el asistente puede hablar, y también aquello de lo que no debe hablar. Para las citas se fijan los días y las franjas disponibles y la duración de cada una. Con eso, el asistente propone horas y apunta la reserva en el calendario.

Según nuestra experiencia, tres cosas pesan más que el resto:

• una lista de servicios corta y concreta en lugar de un texto de marketing largo;
• una regla clara para cuando el asistente no sabe responder (nuestro valor por defecto: toma el nombre y el teléfono y promete devolver la llamada);
• los idiomas: el asistente habla más de 25 y detecta solo el de quien llama, pero conviene indicar en cuáles se esperan llamadas.

Tras diez o quince líneas de configuración, sin desarrollador, el flujo está listo. Se puede probar en el acto desde el navegador, en el propio editor, antes de conectarlo al número real.

Asterisco, 61, asterisco

El asistente recibe un número de teléfono propio, asociado a la cuenta. El número de la empresa se conserva: las llamadas se desvían de forma condicional. En la mayoría de los operadores húngaros, el desvío “si no contestan” se activa con un código GSM desde el propio teléfono:

*61*<número asignado>#

Se marca una sola vez desde el teléfono de la empresa. A partir de ahí, toda llamada que nadie coge tras un tiempo de timbre determinado pasa al asistente. En horario laboral contesta el compañero si puede. Si está ocupado, o si llaman por la tarde o en fin de semana, responde el asistente, las 24 horas. El código #61# desactiva el desvío en cualquier momento. En fijos y centralitas se configura en el panel del operador; el principio es el mismo.

La lista de cada mañana

Antes de ponerlo en marcha recomendamos siempre una llamada de prueba: llamar al número de la empresa desde el móvil propio, no descolgar y esperar a que conteste el asistente. Hay que repasar los casos típicos: petición de cita, horario y una pregunta sin respuesta.

Tras cada llamada aparecen en el panel la transcripción completa y un resumen breve: quién llamó, por qué, qué datos dio, si hubo reserva, si hay que devolver la llamada. El resumen llega también por correo, de modo que quien entra por la mañana ve en una lista lo que pasó durante la noche. Las llamadas se filtran por estado (resuelta, pendiente de devolver, reserva) y las importantes se pueden marcar.

La lista de llamadas y los datos recogidos se exportan en CSV para cargarlos en la hoja de cálculo, el CRM o el sistema de reservas que ya se use. La exportación incluye fecha y hora, número de quien llama, idioma, resumen, los campos estructurados (nombre, servicio solicitado, cita reservada) y, para la facturación por minuto, la duración de la llamada.

Cada cuenta tiene un enlace de referido. Si otra empresa se registra a través de él, ambas reciben un abono en su saldo de minutos. Lo hicimos sencillo a propósito: sin niveles, sin condiciones, solo un enlace.

Lo que no cabe en diez minutos

La configuración es breve, pero después hay dos cosas que vigilar. Las transcripciones de la primera semana deben leerse enteras. Muestran qué preguntas no tuvieron buena respuesta, y cada hueco se cubre en el flujo con una línea. La segunda es mantener al día el horario y los servicios. El asistente dice lo que se le ha configurado, y un horario desactualizado es peor que ninguno. Con esas dos cosas en orden, la recepción funciona sola.